Składki ZUS: Zwrot kierowcom kosztów sanitariatów i noclegów

Przychód pracownika uzyskany w danym miesiącu (wynagrodzenie, zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów, w tym korzystania z urządzeń sanitarnych i noclegów) należy zsumować, a następnie od łącznego przychodu odjąć przychody niestanowiące podstawy wymiaru składek (koszty korzystania z urządzeń sanitarnych i noclegów) i uzyskaną kwotę należy porównać do prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W przypadku gdy wynagrodzenie kierowcy jest niższe niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie nie znajdzie zastosowania wyłączenie z podstawy wymiaru składek kwoty 60 euro za każdy dzień pobytu - stwierdził Zakład Ubezpieczeń Społeczny w interpretacji indywidualnej.

Przedsiębiorca we wniosku o interpretację wskazał, że jego kierowca - pracownik wykonuje przewozy międzynarodowe na terytorium Europy. W styczniu 2024 r. rozliczono wynagrodzenie w wysokości 7500 zł oraz wypłacono 1000 zł tytułem zwrotu kosztów za korzystanie z urządzeń sanitarnych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonywał przejazd. W tym samym miesiącu wypłacono pracownikowi 560 zł tytułem zwrotu kosztów poniesionych wydatków przez kierowcę z tytułu obowiązku zapewnienia noclegu o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006. Ze względu, na to, że wynagrodzenie pracownika (7500 zł) było niższe od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2024 r., które wynosi 7824 zł, z kwoty wynagrodzenia 7500 zł i zwrotu za sanitaria w wysokości 1000 zł potrącono składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe). Łączna podstawa wymiaru składek wyniosła 8500 zł. Tytułem zwrotu za nocleg 560 zł nie potrącono składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przedsiębiorca dodał, że wniosek dotyczy kierowców, którzy przewożą rzeczy (towary) pojazdem o masie powyżej 3,5 t., zgodnie z tym nie są oni wyłączeni spod przepisów dotyczącym ulg w podatku i składkach.

Biorąc pod uwagę powyższe przedsiębiorca chciał wiedzieć jak prawidłowo rozliczyć sanitaria z punktu widzenia składek ZUS. Zaznaczył przy tym, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwrot kosztów za nocleg oraz zwrot wydatków za korzystanie z urządzeń sanitarnych zwolniony został z opodatkowania w świetle tych przepisów.

Zdaniem przedsiębiorcy, obliczając dla potrzeb ustalenia podstawy wymiaru składek czy miesięczny przychód pracownika - kierowcy wykonującego zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, nie należy brać pod uwagę należności stanowiących zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych. Dopiero w przypadku, gdy miesięczny przychód takiego pracownika jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, zwrot należności za korzystanie  z urządzeń sanitarnych nie powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Zakład Ubezpieczeń Społeczny Oddział w Lublinie w wydanej interpretacji stwierdził:

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zasady opłacania tych składek regulują przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz przychodów wskazanych § 2 us...